Obračun storitev za javni zavod

Program Obračun storitev je v osnovi namenjen za vodenje podatkov o otrocih, učencih, dijakih oziroma študentih, njihovih koriščenih storitvah (malice, kosila, učbeniki, izleti …) ter obračunavanju varstva oziroma bivanja v javnih zavodih, kot so šola, vrtec, dijaški in študentski dom, glasbena šola, center za socialno delo ter dom starejših občanov.

Obračun storitev lahko uporabljamo samostojno ali v povezavi z drugimi moduli, ki jih ponuja ERP sistem Saop. Na osnovi vnesenih podatkov se obračun storitev za šole in domove vrši povsem avtomatsko na podlagi predvidenih storitev, v vrtcih pa se pri obračunu oskrbe upošteva prispevek staršev.

Z Zakonom o interventnih ukrepih se je v vrtcih povečalo število poračunov v povezavi odločbami za znižano plačilo vrtca. Poračune seveda lahko opravite ročno in porabite do nekaj dni ali avtomatsko in brez napak v nekaj minutah preko modula Obračun storitev.

Nerednim plačnikom lahko preko povezave z modulom Spremljanje plačil računov obračunate obresti za neplačane, oziroma za račune plačane z zamudo. Ista naveza vam obenem omogoča knjiženje izdanih računov in avtomatsko pripravo zbirne temeljnice za knjiženje v glavno knjigo.

Na osnovi plačil računov lahko z izvozom v modul Dvostavno knjigovodstvo avtomatično pripravite evidenčne vknjižbe.

V povezavi z modulom Fakturiranje lahko za potrebe občine zelo hitro pripravljate seznam oskrbovancev in njihovih storitev, ki jih doplačuje občina. Ta izpis lahko obenem pripnete kot prilogo k računu, avtomatsko in ločeno za vsako občino posebej.

• Program zelo hitro pripravi datoteko bremenitev tekočih računov po sistemu NLB in po sistemu SKB ter datoteko za izpis posebnih položnic v Zbirnem poštnem centru. Datoteko lahko nato pošljete banki direktno iz programa
• Po želji lahko v okviru obračuna natisnete predloge za vnos storitev, pri vrtcih tudi za vnos prisotnosti, v kateri se vpišejo dejansko opravljene storitve in prisotnosti otrok
• V tekočem obračunu lahko upoštevate tudi že poračunano akontacijo

• Obračun storitev v šolah (malica, kosilo, učbeniki, šola v naravi, izleti, ekskurzije, šolska glasila …)
• Obračun storitev v vrtcih (obračun oskrbe in ostalih storitev vrtca, ki jih koristijo otroci in so plačljive)
• Obračun storitev v domovih starejših občanov (obračun oskrbe in ostalih storitev v domovih, ki jih koristijo oskrbovanci)
• Obračun storitev v glasbenih šolah (obračun šolnine in ostalih storitev šole, ki jih koristijo učenci)
• Obračun storitev v dijaških in študentskih domovih (obračun oskrbe in ostalih storitev v domovih, ki jih koristijo dijaki in študenti)
• Obračunavanje storitev v izobraževalnih zavodih (obračun vpisnine, šolnine, izpitov, učbenikov …)
• Evidentiranje obrokov (evidentiranje prijav/odjav obrokov in evidentiranje koriščenja obrokov, tudi s čitalcem identifikacijskih kartic)
• Evidenca šolanja
• Zasedenost doma

Splošno (za vse vrste obračunov)

• Priprava storitev za obračun posameznega koristnika: avtomatsko na podlagi predvidenih storitev in v vrtcih avtomatsko na podlagi prispevka staršev, avtomatsko na podlagi evidentiranih obrokov
• Priprava podatkov za obračun z vnosom podatkov za vsakega koristnika storitev posamezno
• Zaključek obračuna, na osnovi katerega dobimo podatke za račune
• Število obračunov v posameznem mesecu je neomejeno
• Možnost izpisa računov z UPN nalogi
• Pri obračunu za šole in vrtce je možnost izpisa združene položnice (ena položnica za starše, ki imajo več otrok)
• Možnost izpisa računov brez UPN nalogov
• Priprava datoteke za bremenitve preko trajnikov (SDD) in pošiljanje datoteke na banko ali za proračunske uporabnike prepis v UJPnet
• Priprava datoteke za tiskanje UPN nalogov in možnost pošiljanja datoteke v tiskanje drugam (pošta, oziroma po dogovoru)
• Obračun za doplačnike storitev v šolah, dijaških domovih (občina, ministrstvo, skladi)
• Obračun obresti za nepravočasno plačane račune
• Prikaz dolga/preplačila na izdanih računih
• Prepis računov v SPR (Spremljanje plačil računov) v povezavi z ostalimi programi Saop. Otroci, starši, plačniki lahko plačujejo račune – z UPN nalogi ali preko trajnikov pri bankah. V programu SPR pa lahko ročno ali avtomatsko knjižimo trajnike in plačila iz izpiskov bank
• Priprava vknjižb obračuna v dvostavno knjigovodstvo v povezavi z ostalimi programi Saop. Pripravi podatke za izvoz v dvostavno knjigovodstvo in v davčno knjigo (DDV). Pri vsakem obračunu se pripravijo podatki tudi v obliki temeljnice za knjiženje v dvostavno knjigovodstvo
• Priprava evidenčnih knjižb za dvostavno knjigovodstvo v povezavi z ostalimi programi Saop. Pripravijo se podatki za izvoz v dvostavno knjigovodstvo. Pri vsakem obračunu se pripravijo podatki v obliki temeljnice za knjiženje v dvostavno knjigovodstvo
• Izvoz podatkov v obračun plač v povezavi z ostalimi programi Saop. V primeru, da se zaposlenim v programu obračunavajo storitve (malica, kosila …),  te podatke lahko izvozimo v obračun plač in se jim pri obračunu plače te storitve odbijejo
• Izvoz podatkov v fakturiranje za doplačnike storitev (občine, ministrstva, štipendiste …)
• Izpisi etiket z imeni in naslovi otrok, učencev, dijakov, oskrbovancev …
• Izpisi UPN nalogov za zbiranje prostovoljnih prispevkov (šolski oz. vrtčevski sklad, donacije)
• Avtomatična sprememba razredov, skupin (ob prehodu v novo šolsko leto npr. se lahko avtomatično prenesejo učenci v višji razred)

Vrtci

• Sofinanciranje plačila staršev: uveljavitev pravice staršev, ki imajo v vrtec hkrati vključena najmanj dva otroka, do znižanega plačila vrtca za drugega in brezplačnega vrtca za nadaljnje otroke
• Izpisi za občino in MIZKŠ (doplačila)
• Avtomatski poračuni v primeru spremembe katerega od ključnih obračunskih podatkov za nazaj (sprememba odstotka plačila starša, sprememba občine doplačnice …)
• Uvoz podatkov iz SIMTRO (spremljava vpisa otrok v vrtec)
• Uvoz podatkov odločb iz CEUVIZ
• Analiza podatkov v vrtcu preko OLAP komponent
  Vrtci – ekonomska cena
• V primeru, da občina plačuje tudi razliko med ekonomsko ceno programa in ceno programa, od katere se računa prispevek staršev, potem se s posebno kodo programa evidentira lahko tudi ekonomsko ceno programa
• Občine stalnega bivališča otrok plačajo razliko med polno ceno programa in prispevkom staršev in lahko tudi med ekonomsko ceno programa in ceno programa, od katere se računa prispevek staršev

Domovi upokojencev

• Evidenca vlog: prispetje, obravnava in sprejem vloge, razlog sprejema in odhoda, evidenca prinesene lastnine in socialne anamneze oskrbovanca. Analiza podatkov evidence vlog preko OLAP komponent
• Povezava z dvostavnim knjigovodstvom (DK) - priprava vknjižb obračuna je mogoča tudi na način, da vam prihodke oskrbe deli na delež, vezan na osnovno oskrbo in delež druge oskrbe
• Povezava s fakturiranjem - za občino se pripravi seznam oskrbovancev v domovih starejših občanov in njihovih storitev, ki jih doplačuje občina. Ta izpis se uporabi kot priloga računu, ki se pripravi v fakturiranju (FAK) – avtomatsko za vsako občino svoj račun in svoj izpis
• Izvoz podatkov na blagajno za izplačilo preplačila ali žepnine v primeru uporabe programa OST v domovih starejših občanov
• Analiza podatkov oskrbovancev v domovih starejših občanov preko OLAP komponent

Glasbene šole

• Izpisi za glasbene šole (delovna obveznost učitelja, spričevalo in potrdilo o vpisu, organizacijsko poročilo, statistično poročilo glasbenih šol, seznam učencev, statistika)
• Analiza evidence šolanja in priprava statističnega poročila
• Evidenca obrokov ročno ali s čitalcem identifikacijskih kartic
• Šifrant Meniji otrok vsebuje podatke o posameznikih, ki koristijo poseben meni (vegetarijanski meni, sladkorna dieta, brez jajc …), drugačen od osnovnega menija
• Priprava podatkov za prijave/odjave ročno ali na podlagi vzorca (na primer koriščenje kosila ob torkih, sredah in četrtkih, ostale dni pa ne) za vsak mesec in dnevno vnašanje nepredvidenih odjav do naročanja obrokov v kuhinji (povezava s Saop programom Kuhinja)
• Dnevno beleženje koriščenih obrokov na kuhinjskem pultu ročno ali s pomočjo čitalca identifikacijskih kartic
• Analiza podatkov prijav/odjav in koščenih obrokov preko OLAP komponent
• Priprava podatkov za obračun na podlagi prijavljenih obrokov in neprijavljenih koriščenih obrokov (če takšno koriščenje dovolite)
• Uvoz subvencij obrokov iz centralne evidence
• Izračun subvencije obrokov na podlagi prijavljenih in koriščenih obrokov
• Prijavljanje in odjavljanje učencev na obroke v povezavi s terminalom oz. spletnimi odjavami
• Poračun subvencij za nazaj

Standardna poročila

• Storitve po koristnikih
• Pregledi obračunov za vrtec: po enotah, programih, občinah
• Specifikacija plačil v domovih upokojencev
• Statistična poročila za glasbene šole. Izpiše se statistično poročilo o uspehu učencev, o učencih, ki so zaključili šolanje, učenci po spolu, predmetu, letniku, letih starosti, številu učencev po podružnicah, učiteljih in razredih, ure po podružnicah, učiteljih in razredih, število po predmetih, podružnicah, razredih …
• Statistična poročila glede otrok, ki so vključeni v vrtec

Dodatna poročila, s poljubnim oblikovanjem

• Nekateri dokumenti, ki se izpisujejo za stranke, se lahko ponastavijo (npr. logotip na računih in posebnih položnicah)
• Vse analize, narejene z OLAP komponento, lahko prilagodite lastnim potrebam, vsako narejeno analizo lahko shranite in jo kadarkoli ponovno uporabite, možen je izvoz v Excel in grafični prikaz podatkov

Splošno (za vse vrste obračunov)

• Šifrant Otroci (učenci, dijaki, otroci, oskrbovanci, slušatelji …) vsebujejo podatke, ki so potrebni za pripravo obračuna (ime, priimek, naslov, skupina/razred, banka, TRR, plačnik …). Vnosno okno lahko prilagodite svojim potrebam
• Šifrant Stranke je skupen šifrant vsem Saop programskim rešitvam, če se program uporablja z ostalimi Saop programi, oziroma samostojen, če ostalih programov Saop ne uporabljamo)
• Šifrant Skupine (razredi v šolah, skupine v vrtcu …)
• Šifrant Enote
• Šifrant Storitve vsebuje podatke o storitvah, ki se obračunavajo (šifra in naziv storitve, določi se ali je storitev oproščena davka in odstotek davka, cena z in brez DDV) in če je potrebno, povežemo storitev z obrokom (na primer kosilo); možnost spremljanja po stroškovnih mestih in stroškovnih nosilcih
• Šifrant Doplačniki storitev vsebuje podatke o doplačnikih posameznih storitev. To so ponavadi razni zavodi, ministrstva, podjetja, štipenditorji
• Šifrant Predvidene storitve omogočajo hitrejši vnos storitev otroka. S pomočjo predvidenih storitev določimo, katere storitve se bodo pri pripravi obračuna upoštevale. V poštev pridejo pri storitvah, ki se mesečno ponavljajo

Vrtci

• Šifrant Plačilni razredi. Osnova za plačilo staršev je cena programa, v katero je otrok vključen. V posameznem plačilnem razredu plačajo starši določen odstotek cene programa
• Šifrant Programi. Osnova za plačilo staršev je cena programa, v katerega je otrok vključen
• Šifrant Starostna obdobja
• Šifrant Osnova za odsotnost je lahko prehrana na dan, prispevek staršev, konstanta ali znesek režija, prehrana na dan v odvisnosti od odstotka plačila, vse pa v odvisnosti od števila dni odsotnosti
• Šifrant Osnove za rezervacijo: program vsebuje različne osnove za izračun rezervacij (znesek režija, prispevek staršev, prispevek staršev v odvisnosti od faktorja …), vse so odvisne od števila dni rezervacije, istočasno lahko še uporabljamo več različnih osnov za rezervacijo glede na občino stalnega bivališča otroka, ki jih določa)
• Šifrant Občine doplačniki zajema občine doplačnikov, ki so občine stalnega bivališča otrok. Te občine plačajo razliko med polno ceno programa in prispevkom staršev
• Preko šifranta Otrok se vnaša tudi podatke za izračun plačilnega razreda in izpis odločbe o plačilu staršev
• Pregled zgodovine otrok omogoča pregled sprememb, ki so se otroku dogajale v preteklosti (menjava skupine, odstotka plačila, programa, naslova …)
• Pregled odsotnosti po otrocih vsebuje poletno, zdravstveno in drugo odsotnost v datumskem razponu kot smo jo oz. jo bomo obračunali (glede na vlogo starša za koriščenje oz. odločbo)

Domovi upokojencev

• Evidenca vlog: prispetje, obravnava in sprejem vloge, razlog sprejema in odhoda, zajem sobe, oddelka, mesta obrokov, kategorija oskrbe, diete/menija, evidenca prinesene lastnine in socialne anamneze oskrbovanca
• Šifrant Skrbniki zajema podatke o skrbnikih, kateri plačujejo oskrbnino za oskrbovance delno ali v celoti. Skrbniki so običajno sorodniki oskrbovancev ali občina. Oskrbovanec ima lahko tudi več skrbnikov
• Preko šifranta Oskrbovancev vnašamo tudi lastna sredstva oskrbovancev doma starejših občanov

Glasbene šole

• Šifrant Učitelji
• Šifrant Predmeti
• Šifrant Instrumenti
• Šifrant Predmetniki vsebujejo podatke vseh glasbenih predmetov, ki se izvajajo v glasbeni šoli
• Preko šifranta učencev se vnašajo tudi podatki o evidenci šolanja v glasbeni šoli in evidenci izposoje glasbenih instrumentov