Vsakdanja rutinska opravila se nam pogosto zdijo nepotrebna motnja pri delu, a vodja lahko krepi zaupanje ekipe tudi z opravljanjem teh nalog. Kako konkretno?
Poleg strateških nalog so v domeni vodstva tudi rutinska dela, kot so potrjevanje dopustov, organiziranje delovnega časa, potrjevanje računov in potnih nalogov ter urejanje različne dokumentacije.
Čeprav so našteta opravila videti nepomembna, v resnici krepijo kulturo podjetja in zaposlenim dajejo občutek pravičnosti.
Sodobni vodja mora znati voditi z vizijo, a hkrati zagotavljati stabilnost. Način dela danes ne dovoljuje, da je le vizionar ali pa le administrator.
Kaj sporoča vodja s svojim odnosom do rutinskih opravil?
Verjetno večina vodij že razume, da s točnim prihodom na sestanke sporočajo svoj odnos do dela in sodelavcev. Povsem enako je na področju rutinskih nalog – z zgledom je mogoče dvigniti kulturo podjetja. Poglejmo si primere:
Pri potrjevanju dopustov se pokaže stopnja odgovornosti. S pravočasnim potrjevanjem dopustov vodja gradi občutek odgovornosti do zaposlenih. Spremljanje terminov odsotnosti pa ni namenjeno le učinkovitemu usklajevanju dela, temveč tudi temu, da pokažemo iskreno zanimanje za sodelavce. Tako se krepita pripadnost in povezanost v ekipi.
Poznavanje ur in nadur pokaže, koliko vodja razume svojo ekipo. V času, ko je preobremenjenost stalna tema, je sposobnost spremljanja ur in nadur zaposlenih pomembna. Kdor ima hiter vpogled, lahko pravočasno reagira – ponudi pomoč ali delo prerazporedi.
Neizkoriščeni dopusti so tih signal preobremenitve. Gre za pomemben kazalnik, kaj se s posameznikom dogaja. Priporočljivo je, da vodja zgodaj opazi neizkoriščene dopuste, razišče vzroke in se pravočasno pogovori s sodelavcem. S takim pristopom daje tudi ostali ekipi sporočilo, da bo tudi zanje poskrbljeno.
Potni nalogi in izplačilo stroškov so lahko vir nezadovoljstva. Zakasnitve pri potrjevanju potnih nalogov otežijo delo ali povzročijo nepotrebne skrbi in slabo voljo pri sodelavcih. S pravočasno odobrenim potnim nalogom in kasnejšim povračilom stroškov vodja pokaže, da razume trud sodelavcev in njihovo delo na terenu.
Zamude pri plačilih škodijo odnosom in ugledu podjetja. Pravočasno potrjeni in plačani računi so znak zanesljivosti ter stabilnosti podjetja – tako v očeh partnerjev kot tudi zaposlenih.
Nevarnost, da rutina prevlada.
Vodja si ne more dovoliti, da bi ga Excel posrkal za pol dneva, medtem ko v ozadju tečejo strateško pomembni projekti. Prav tako ni smiselno, da »lovi« podatke po elektronski pošti ali sprašuje računovodstvo. Vse to jemlje čas in pozornost tudi sodelavcem.
Zato je dobro, da ima brezhiben pregled, do katerega dostopa »na klik«.
Ko se ekipa zaveda, da vodja ne beži pred rutinskimi nalogami, se ustvari kultura, v kateri red in vizija hodita z roko v roki.
Sistem, ki poenostavi rutinska opravila.
Spletna rešitev mojINFO združuje na enem mestu:
- najavo in potrjevanje dopustov,
- spremljanje in usklajevanje prisotnosti zaposlenih,
- celovito upravljanje potnih nalogov in
- potrjevanje računov ter drugih dokumentov.
Vse ključne informacije so takoj pri roki – preko spleta. Ni več iskanja dokumentov ali prepisovanja podatkov iz Excelovih tabel, kjer med drugim prihaja do napak ali zamud.
Z enim klikom lahko potrdite račune, nadure zaposlenih, potne naloge ali dopuste, hkrati pa vedno poznate razpoložljivost ekipe.
Tudi računovodstvo prejema vse podatke pravočasno in brez izgub časa pri usklajevanju s sodelavci ali nadrejenimi.
Takšen sistem poenostavi operativna opravila in omogoča lažje vodenje ter opravljanje ključnih strateških nalog.
Katere so prednosti za zaposlene?
Sistem mojINFO prinaša zaposlenim večji pregled, pravičnost in zaupanje v podjetje. Hkrati tudi manj stresa pri vsakdanjih opravilih. Na kakšen način?
Jasnost informacij. Zaposleni imajo ažuren vpogled v svoje ure, nadure, dopuste in dokumente (plačilne liste, eBOL, potne naloge). Ni več negotovosti ali čakanja na informacije.
Večja pravičnost. Ko vodja rutinska dela obravnava z razumevanjem, npr. pri potrjevanju dopustov ali nadur, ekipa začuti, da so pravila enaka za vse in da se spoštuje njihov trud.
Boljše ravnovesje med delom in prostim časom. Sistem omogoča, da vodja prepozna preobremenjene zaposlene in pravočasno razporedi naloge ali odobri dopust, kar zmanjšuje tveganje izgorelosti.
Hitrejši postopki. Najava dopusta, potnega naloga ali drugih dokumentov je enostavna, brez nepotrebnega čakanja ali ročnega preverjanja.
Večja odgovornost in zanesljivost. Zaposleni vedo, da so podatki vedno pravočasni in natančni, kar zmanjšuje možnost napak pri plačah, nadurah ali odsotnostih.
Stabilnejše delovno okolje. Ko so rutinske naloge opravljene z odgovornostjo in v skrbi za ekipo, zaposleni bolj zaupajo in spoštujejo svoje delovno okolje.
Večja učinkovitost in manj stresa. Ker so podatki pregledni in sistem avtomatizira del rutinskih opravil, se zmanjšajo zamude, nesporazumi in administrativni stres.
Kdor izvaja rutinske naloge, ima boljši pregled nad podatki – ti postanejo dragocene informacije. Vodja nima več občutka, da mu rutinska dela jemljejo čas, ampak razume, da tudi na ta način krepi kulturo podjetja. Tako lažje strateško usmerja ekipo, krepi motivacijo, gradi pravičnost in skrbi za posameznika.
