Prehod na elektronski način poslovanja je danes samoumeven, a v segmentu e-računov obstaja nekaj dvomov o smiselnosti uporabe.

V nadaljevanju smo zbrali vtise tistih računovodij in direktorjev, ki imajo pomisleke, ter izkušnje tistih, ki so e-račune že uvedli.

Stališča direktorjev

POMISLEK: “To je preveč komplicirano za nas.“

Najpogostejši zadržek je, da je postopek elektronskega podpisovanja zapleten. Direktorji povejo še, da jim trenutni način ustreza in ne vidijo smisla, da bi spreminjali to, kar deluje. 

PRAKSA: V spominu nam je ostal direktor, ki je po uvedbi e-računov napisal: »Ne vem, zakaj se nismo za to odločili že prej.« Podjetja ugotovijo, da so poenostavila izdajanje, prejemanje, potrjevanje in plačevanje računov.  
 

   
POMISLEK: “Podpis na papirju je še vedno boljša rešitev.”

Predvsem direktorji, ki se manj srečujejo z digitalnim načinom poslovanja, so mnenja, da je ročno podpisan dokument še vedno najbolj zanesljiv. 

PRAKSA: Po uvedbi e-računov direktor zelo ceni, da do prejetih in izdanih računov dostopa brez obremenitve računovodje, kadarkoli in kar preko svojega prenosnika.
    

POMISLEK: “Uvedba e-računov je draga.”

Stroški so pomemben pomislek. Lahko vključujejo nabavo in implementacijo programske opreme ter izobraževanje zaposlenih.

PRAKSA: Sistemi ERP praviloma že omogočajo izdajo e-računov brez doplačila. Brezplačno je tudi ročno uvažanje prejetih e-računov, cena avtomatskega uvoza v računovodstvo pa je odvisna od ponudnikov elektronske izmenjave.

Ker je sistem dela z e-računi preprost, zaposleni začnejo delati že po krajši obrazložitvi.

Ob stroških velja računati tudi na prihranke, saj po uvedbi e-računov ni več pretipkavanja podatkov in iskanja napak, kar po nepotrebnem krade čas in energijo zaposlenih.

Stališča računovodij

POMISLEK: “Arhiviranje e-računov je kompleksno.“

Nekateri računovodje se bolj zanesejo na fizične fascikle, iz katerih račune predložijo inšpektorju v roke.

PRAKSA: Elektronsko arhiviranje je zakonsko skladno in enostavnejše od klasičnega. E-računi se brez obremenitve računovodje samodejno shranijo v prave mape, do katerih dostopajo le pooblaščene osebe.
 

    
POMISLEK: “Račune že prejemamo v PDF obliki.”

Ko računovodja že prejema račune v PDF obliki, lahko upravičeno podvomi o smiselnosti prehoda na e-račune in ne vidi potrebe po spremembi.

PRAKSA: Večina računovodij se v praksi zaveda, da je lažje knjižiti e-račun, kot pretipkavati podatke s PDF datoteke.
   

   
POMISLEK: “Naše podjetje je premajhno.”

Ko podjetje nima veliko prejetih in izdanih računov, obstaja zadržek, da e-računi ne bi prinesli veliko koristi.            

PRAKSA: Nekatera manjša podjetja so se za e-račune odločila, predvsem zato, ker se raje posvetijo svojemu poslu kot birokraciji in da se izognejo napakam pri knjiženju. E-račun se sam pravilno zapiše v sistem ERP in v banko, od tu dalje pa je obdelava enostavna.

Skupna stališča direktorja in računovodje

POMISLEK: “Uvedba nam bo vzela preveč časa.”

Direktor ne želi dodatno obremeniti že tako obremenjenih računovodij, računovodja pa upravičeno daje prednost najnujnejšim opravilom.

PRAKSA: Dejstvo je, da vsaka sprememba, tudi tista na bolje, zahteva čas in energijo. K sreči uvedba e-računov ne zahteva velikih naporov.  
  

POMISLEK: “Izdajanje e-računov v gospodarstvu ni obvezno.”

Podjetja ne marajo spreminjati že utečenih procesov, e-računi pa niso zakonsko predpisani pri poslovanju med gospodarskimi družbami.

PRAKSA: Podjetja, ki so prepoznala dolgoročno vrednost e-računov, razmišljajo drugače. Njihove izkušnje smo strnili v tem članku.
 
 

Kako začeti z uvedbo e-računov?

Večina sistemov ERP že ponuja poslovanje z e-računi. Kako začeti v programu Saop?

• Izdani e-računi: Sledite navodilom ali pa nam pošljite zahtevek, da vam pomagamo.
• Prejeti e-računi: Pošljite nam zahtevek za pomoč.

Primer uporabe e-računov bomo predstavili tudi 28. 2. 2024, in sicer v okviru seminarja Fakturiranje v programu Saop.