Država že dlje časa razmišlja o obveznih e-računih v gospodarskih družbah. Ne glede na zakonodajo številna podjetja že uporabljajo e-račune. Zakaj?
Ministrstvo za finance je leta 2021 pripravilo predlog zakona, v katerem predvideva obvezno izmenjavo e-računov tudi za gospodarstvo.
Zakon sicer še ni sprejet, a e-računi se kljub temu uveljavljajo tudi v podjetjih kot del poslovnega vsakdana. Poglejmo si, kako podjetja izkoriščajo prednosti e-računov.
Zakaj se podjetja odločajo za e-račune?
Ena pomembnejših prednosti, ki jo uporabniki zaznavajo, je zagotovo manj administrativnih nalog.
Z uporabo e-računov se zmanjša potreba po ročnem pretipkavanju in obdelavi podatkov. To pomeni manj administrativnih opravil za računovodje in poslovodje, s čimer se sprosti čas za svetovanje podjetnikom.
- Olajšano plačevanje: Kupci hitreje prejmejo e-račun in ga lažje ter hitreje plačajo.
- Manj napak: e-račun zmanjšuje možnost napak, saj prejemniku ni treba pretipkavati podatkov.
- Prihranek: Predvsem pri materialu (tisk, kuverte, poštnina) in delu zaposlenih.
Klasični račun je večji strošek
Za izdajatelja računa je tiskanje, kuvertiranje in pošiljanje po klasični pošti zagotovo dražje od elektronskega računa. Poleg tega je proces od izdaje računa do obdelave na strani prejemnika daljši. Lahko tudi nekaj dni.
Za prejemnika računa pa se stroški pokažejo pri času in delu zaposlenih, ki fizično prenašajo račune in pretipkavajo podatke v svoje programe.
»Račune že pošiljamo kot PDF. A ni to isto?«
PDF dokument, ki ga pošljemo po e-pošti, je elektronski račun, ni pa pravi e-račun. Zagotovo gre za bolj ekološki in hitrejši način kot pošiljanje po navadni pošti, ampak PDF mora računovodja ročno pretipkati v svoj sistem ERP, pred tem pa ga pogosto še natisne.
Zakaj torej e-račun?
Pravi e-račun je standardiziran in predpisan. To pomeni, da ga lahko prejemnik v svoj sistem uvozi ali pa se celo samodejno prenese v program. Dokument je poslan v elektronski ovojnici, ki vsebuje račun v XML obliki in PDF dokument.
Prejemnik lahko prejme e-račun v svoj program praktično v trenutku, ko ga dobavitelj izda.
Kot e-račun lahko izdajate vse oblike listin, torej tudi avansni račun, dobropis in bremepis.
Po katerih poteh pošiljamo e-račune?
E-račune, ki jih kreirate v programu, lahko kupcem posredujete na več načinov:
- E-POŠTA: e-račun pripravite v svojem (ERP) programu, kjer hkrati določite elektronski naslov kupca. Ko je račun izdan, se ta samodejno pošlje kupcu. Kupec prejme XML datoteko, ki jo lahko uvozi v svoj računovodski program in v banko. Če račune še vedno obdeluje ročno, pa v e-pošti prejme tudi PDF račun, s katerim ravna kot z navadnim računom. Slabost takega načina pošiljanja je, da nimate informacije o tem, ali je uporabnik račun prejel.
- BANKE: Banke omogočajo distribucijo e-računov preko svojih kanalov. Najprej se morate v banki prijaviti kot izdajatelj e-računov in pri tem slediti navodilom banke. Ko imate to urejeno, lahko izdane račune uvozite v bančni program, ki poskrbi za distribucijo do pravih naslovnikov. Prednost je v tem, da je račun takoj v e-banki in ga kupcu ni treba tja uvažati. Tudi plačilo takega računa je hitrejše. Prednost tega načina je zagotovo poenostavljeno plačilo, slabost pa je ta, da se račun ne uvozi samodejno v računovodski program.
- PONUDNIKI ELEKTRONSKIH POTI: e-račune lahko izdajate in prejemate preko ponudnikov elektronskih poti, kot je na primer BizBox. Pri njih je treba ustvariti račun in izmenjava se lahko začne. Sistem samodejno razpošlje e-račun tako v banko kot tudi v računovodski program, poleg tega ima izdajatelj računa vpogled, kdaj je bil račun poslan in kdaj ga je kupec prejel. Pri tem je nujno preveriti, ali je vaš računovodski program povezan z računovodskim programom. Programi Minimax, Saop, Vasco in Opal so povezani s sistemom BizBox. Sistem je povezan tudi s portalom UJP, preko katerega poteka obvezna izdaja e-računov proračunskim uporabnikom.
Ko boste začeli pošiljati račune preko ponudnika ali spletnega vmesnika ali banke, boste samodejno vpisani v Register ponudnikov e-računov. Ta registracija omogoča kupcem, da najdejo vaše podjetje med izdajatelji e-računov, kar povečuje preglednost in učinkovitost poslovnih transakcij.
Kako začeti preko ponudnika elektronske poti?
Izmenjava e-računov je najbolj optimalna preko ponudnika elektronske poti, kjer je pred začetkom treba urediti nekaj obveznosti.
Za primer dajemo sistem BizBox, ki je povezan z vsemi produkti v skupini Seyfor, kot tudi z večino drugih programov. Postopek je preprost:
- Najprej odprete predal BizBox
- Kontaktirate ponudnika sistema ERP za povezavo z BizBox
- Poskrbite za dogovor s stranko oziroma za soglasje o izmenjavi e-računov
Soglasje je obvezno tako za kupca kot tudi za dobavitelja, na voljo pa so trije načini:
- Pisno soglasje
- Tiho soglasje (stranki pošljete e-račun, ta ga plača in v nadalje ne potrebujete dodatnih soglasij)
- Podjetje je že podalo soglasje in ga najdete v eImeniku
Sama izdaja e-računov je enostavna
Če že uporabljate ustrezen računovodski program, najprej preverite, ali omogoča izdajo e-računov. Programi, kot so Minimax, Saop, Opal, Vasco in podobni to podpirajo in je potrebna le začetna nastavitev.
V Saopu to izvedete na naslednji način.
Enostavna izmenjava, pregled nad prejetimi in poslanimi računi, hitro plačilo so ključni razlogi, zaradi katerih se podjetja odločajo za e-račune in ne čakajo na obveznost v okviru zakonodaje.
