Kako lahko s pomočjo letnih razgovorov pomagamo podjetju v rast

Razvijati se moramo v vse smeri; osebnostno, duševno in poslovno, in le tako lahko bistveno pripomoremo tudi podjetju. A naloga podjetja je, da nam pri tem pomaga.

Podjetje je živa organizacija, v kateri posamezniki niso le samostojne celice, temveč so povezani v ekipe, ki morajo delovati uglašeno. Če želi imeti podjetje pripadne in zveste zaposlene, jih mora (notranje) motivirati in jih navduševati. Navdušeni zaposleni so pripravljeni odigrati čudovite melodije, nemotivirani sodelavci, skupaj z vodstvom, pa igrajo le dolgočasne in izpete popevke.

Glavni v tem poslanstvu sta uprava in vodstvo podjetja, ki lahko tudi skozi dobro načrtovane letne razgovore uglasijo želje posameznikov z vizijo podjetja. Glavni del naloge odpade na vodje, ki (so)oblikujejo strategijo podjetja in zato morajo razumeti pomen notranje motiviranosti vsakega posameznika in le taki so pripravljeni na stalen razvoj in izpopolnjevanje na vseh področjih.

S pravim izobraževanjem in sodelovanjem se lahko zaposleni otresejo pasti starega razmišljanja in ne uporabljajo izgovorov v slogu »Od vedno se je tako delalo, in ničesar ni mogoče spremeniti.« Pomemben vir informacij in spoznanj je pogovor z zaposlenimi, kamor spada tudi letni razgovor.     

Kako pristopiti k letnemu razgovoru?

Razumeti je treba, da je letni razgovor poglobljen pogovor med vodjem in sodelavcem, in je več kot le sestanek. V pogovoru je treba zajeti vse, kar je pomembno za posameznika, njegovo delo v skupini in za celotno podjetje. Pri tem vam je lahko v pomoč tudi vnaprej pripravljen vprašalnik, ki ga lahko zaposleni prejme že pred razgovorom. 

Uspešen letni razgovor je kratek in zanimiv. Ne sme biti samogovor vodje, ampak je voden dialog, v katerem ima zaposleni možnost izraziti svoje želje, prepričanja in potrebe. Sestavljen naj bo iz smiselnih in vodenih vprašanj, ki dajejo možnost celovitih in odprtih odgovorov. Zaposleni mora imeti za odgovore dovolj časa.

Z letnim razgovorom praviloma sledite trem ciljem:

• dvigniti (ali ohranjati) motiviranost zaposlenih,
• izboljšati ali vzpostaviti komunikacijo med vodjem in zaposlenim,
• omogočiti vodenje s cilji, ki so skladni s cilji in vizijo podjetja.

Nujno je, da vodja, ki letne razgovore s svojimi sodelavci izvaja, pozna cilje organizacije in jih tudi v pogovoru pravilno komunicira. Pri tem odkriva potenciale zaposlenih, ki lahko pripomorejo k viziji podjetja.
  

Kako izvesti pogovor?

Vodja in sodelavec, ki se srečata na letnem razgovoru, morata k temu pristopiti kot enakovredna partnerja.

Začetek pogovora naj bo sproščen. Izvedeta ga lahko tudi izven pisarne, v prijaznem prostoru, v katerem se bo tudi sodelavec bolje počutil. Pogovor naj steče okoli njegovega dosedanjega dela, predlogov za izboljšavo, želja in potreb. Spodbudite ga, da vam zaupa osebne cilje, ki so morebiti skladni tudi s potrebami podjetja. Pomembno se je odkrito pogovoriti o pomanjkljivostih, in spodbuditi njegove predloge za izboljšanje. Predlogi naj bodo rezultat skupnega razgovora in vsiljevanja razmišljanj drugih.
   

Kaj naj bo predmet pogovora?

Vsak pogovor mora biti usmerjen v prihodnje cilje podjetja in zato je nujno, da se pogovorite o ciljih zaposlenega in o dejavnostih v prihodnje. Take pogovore lahko izkoristite tudi za oblikovanje akcijskega načrta.
  

Kdaj je smiselno izvesti letni razgovor?

Letne razgovore je smiselno izvajati pred oblikovanjem načrta poslovanja za določeno obdobje. Nekatera podjetja imajo načrte povezane s koledarskim letom, torej je v tem primeru smiselno letne razgovore izvesti konec ali takoj v začetku leta. Lahko pa se razgovor izvaja tudi med letom.
 
Vse več podjetij, ki si želijo aktivno spremljati zaposlene in uresničevanje ciljev, izvaja tudi kvartalne pogovore, ki so pravilno krajši in bolj usmerjeni v akcijski načrt projektov. Še vedno pa so v veliki meri namenjeni preverjanju zadovoljstva in motivacije zaposlenega.
   
Podjetja, ki so začela vpeljevati letne in kvartalne razgovore, so priznala, da je to zahteven projekt, vendar predstavlja začetek drugačnega pristopa k ravnanju s človeškimi viri. Zaposleni so motivirani takrat, ko se zavedajo, da je njihovo delo pripoznano in da lahko tudi s svojimi dejavnostmi in aktivnim sodelovanjem pripomorejo k ciljem podjetja.
  

Kako vam lahko pri tem pomaga dober sistem?

Pogovore si mora vodja beležiti. Pri tem je priročno, če uporablja kadrovsko evidenco, v katero zabeleži tudi druge informacije. Centraliziran sistem informacij omogoča vodji, da preveri stanje iz preteklih letnih razgovorov. Poleg tega mu ponuja informacije o izobraževanjih in ostalih dejavnostih zaposlenega znotraj podjetja. Odgovori, zabeleženi v kadrovsko evidenco, omogočajo, da jih lahko poslovodstvo uporabi pri nadaljnjem oblikovanju kadrovske politike podjetja.
   

Kako naj vodja ravna s pridobljenimi informacijami?

Vodja pridobljene informacije skrbno beleži in jih tudi resno obravnava, predvsem pa se mora držati dogovorjenega. Pri tem mu lahko bistveno pomaga tudi sistem, ki ga opomni na dane obljube.

Primer je obljuba zaposlenemu, da se bo lahko udeležil seminarja v prihodnosti. Nastavljen opomnik vodjo opozori, da se bliža termin izobraževanja in z zaposlenim uskladi vse potrebno.    

Kadrovska funkcija spada med vitalne organizacijske funkcije

Ključni dejavnik uspešnosti podjetja je intelektualni kapital zaposlenih, ki vplivajo na poslovni proces. Učljivi in notranje motivirani zaposleni so potencial, čemur pritrjuje vse več podjetij in zato pristopajo k aktivnemu oblikovanju kadrovske politike v podjetju.

V današnjem hitrem toku dogajanja je vodstvo sposobno hitrih in pravilnih odločitev le, če razpolaga z ustreznimi informacijami o vitalnih vrlinah poslovnega procesa, kamor spada tudi kadrovska funkcija, ker:

• zmanjšuje tveganje pri poslovanju,
• vpliva na poslovno neodvisnost,
• vpliva na poslovno odličnost družbe.

Učinkovitost kadrovske službe je v veliki meri odvisna od informacij, ki jih prejeme iz različnih oddelkov. Ključno vlogo ima sistem, ki združuje vse informacije na enem mestu. Pri tem imajo informacije, prejete na letnem razgovoru, velik pomen za nadaljnjo rast podjetja.
      

Katere naloge si lahko poenostavite s pomočjo kadrovske evidence?

Dobra kadrovska evidenca lahko bistveno pripomore k spremljanju zaposlenega in njegovi rasti v podjetju. 

Omogoča:

• spremljanje celotne zgodovine zaposlenca (spremljanje sprememb plač, menjave delovnega mesta, izobraževanja, usposabljanja),
• aktivno obveščanje o spremembah pri zaposlenem,
• možnost prednastavljenih opomnikov na e-mail (spremljanje danih obljub zaposlencem, ki jih lahko zapišete v kadrovsko evidenco in ta vas pravočasno obvesti),
• omogoča shranjevanje pomembnih listin, povezanih z delom in nalogami zaposlenca (na eno mesto shranite dokumentacijo iz vseh letnih razgovorov).

Si želite tudi vi aktivnega spremljanja zaposlenih?

Vabimo vas, da se oglasite našim svetovalcem, ki vam bodo pomagali pri vzpostavitvi dobre kadrovske evidence.