O spremembi, ki se nam obeta pri spremljanju in vodenju evidence o izrabi delovnega časa, je javnosti na voljo kar nekaj informacij, čeprav zakona, ki bi to dokončno urejal, še ni. Ker se pojavlja kar nekaj ugibanj, kaj naj bi novela zakona prinesla, smo se pogovorili z go. Ireno Kamenščak, ki je zaposlena kot davčna in pravna svetovalka v podjetju BDO.
Ga. Kamenščak, prenovljene zakonodaje o spremenjenem načinu vodenja evidenc prisotnosti delavcev na delu sicer še ni, vendar je javnosti na voljo kar nekaj informacij. Nam lahko pojasnite, zakaj sploh prihaja do spreminjanja zakonodaje?
Kršitve glede izrabe delovnega časa so težava celotne EU in od tam prihaja »pobuda« za ureditev. Eden od elementov, ki je, po mojem mnenju, sprožil aktivnosti na tem področju, je bila Sodba Sodišča EU, ki je odločalo o kršitvah delovnega časa zaposlenih v določeni banki. Tudi v Sloveniji inšpektorji na terenu zaznavajo veliko primerov, ko delodajalci zakonsko obveznih evidenc sploh ne vodijo oziroma so te pomanjkljive. Pri tistih, ki pa jih vodijo, je težko preveriti nekatere okoliščine v primeru suma zlorab. Trenutni zakon namreč od delodajalcev ne zahteva vodenja nekaterih podatkov, ki bi to preverbo omogočili, hkrati pa se evidence tudi prilagajajo in popravljajo za nazaj. Dejstvo pa je, da EU na težavo z nespoštovanjem omejitev delovnega časa opozarja že dolgo. Zato so ti ukrepi v osnovi namenjeni zaščiti delavcev, organom nadzora pa naj bi omogočili lažje preverjanje kršitev.
»Trenutni zakon od delodajalcev ne zahteva vodenja nekaterih podatkov, ki bi omogočili preverbo krišitev zakonodaje.«
Kakšne spremembe naj bi prinesla?
Obveznost vodenja evidenc, povezanih z delovnim časom, obstaja že na podlagi trenutno veljavne zakonodaje. 12. člen Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) določa, da je delodajalec dolžan voditi (med drugimi) tudi evidenco o izrabi delovnega časa delavca, v 18. členu pa je zapisano, kaj mora evidenca vsebovati.
Sprememba, ki se na tem področju nakazuje, naj bi določala dodatne sestavine evidence o izrabi delovnega časa – torej določila bo dodatne obvezne kategorije. To pomeni, da bi moral delodajalec beležiti več podatkov, kot to zahteva obstoječa zakonodaja.
Več o Saop rešitvah za evidentiranje delovnega časa si oglejte v brezplačnem posnetku webinarja.
Bo s tem lažji nadzor nad spoštovanjem pravil delavcev?
Glede na informacije, ki so trenutno dostopne javnosti (predloga spremembe zakona še ni), naj bi delodajalci morali dopolniti trenutno evidenco z beleženjem podatkov o prihodu in odhodu na delo, z dela in odmorih. Preko teh dodatnih podatkov naj bi se omogočil lažji nadzor spoštovanja omejitev glede delovnega časa, odmorov, počitkov. Inšpektorji bodo lažje preverjali, ali delodajalci spoštujejo pravila o maksimalnem delovnem času in glede nadurnega dela, ali spoštujejo pravice do odmorov, do dnevnega počitka oziroma tedenskega počitka ter do letnega dopusta Trenutno še ni jasne informacije o tem, ali bo prenovljen sistem urejen na način sistema potrjevanja davčnih računov«. Glede na informacije, do katerih sem imela dostop, pa menim, da bo najbolj pomembno to, da bo delodajalec uporabljal takšen sistem, ki ne bo omogočal naknadnega spreminjanja ali prilagajanja delovnega časa.
Kako pa bo potekalo beleženje v primeru terenskega dela ali dela od doma?
Če bo delavec na podlagi pogodbe o zaposlitvi opravljal terensko delo ali delo od doma, bo (vsaj po mojem mnenju) moralo biti ustrezno urejeno tudi samo evidentiranje delovnega časa oziroma bo evidentiranje delovnega časa zanje moralo biti prilagojeno glede na specifično obliko njihovega načina opravljanja dela. Sama menim, da je v takšnih primerih evidentiranje preko spletnega portala možna rešitev, pri čemer bo (vsaj po mojem mnenju) bistveno to, da bodo omejene možnosti popravkov, naknadnih sprememb in prilagajanj opravljenih vnosov tudi v primeru takšnega vnosa oziroma da se bo dalo opravljen vnos vezati na delavca, ki delo opravlja na terenu oziroma od doma.
»Delodajalci bodo morali uporabljati sistem, ki ne bo omogočal naknadnega spreminjanja ali prilagajanja vnesenega delovnega časa.«
Kaj bodo morala urediti podjetja, kakšni bodo izzivi?
Menim, da bodo izzivi zelo različni. Za delodajalce, ki imajo urejen sistem evidentiranja že sedaj, ne bo bistvenih zakonskih prilagoditev. Obstoječe evidence bodo morali osvežiti z novo zahtevanimi postavkami in omejiti možnosti naknadnih vnosov oziroma sprememb podatkov. Drugače je pri delodajalcih, ki trenutno tega nimajo ali imajo le »poenostavljeno« verzijo, na primer v Excelovih tabelah. Ti bodo imeli več dela, saj bodo morali izbrati ustrezen sistem in postaviti pravila delavcem. Pomembna bo tudi zaključna faza, v kateri bodo morali delavce naučiti spoštovanja novih pravil. V obeh primerih pa bodo morali na novo postaviti pravila, povezana z beleženjem delovnega časa oziroma njegove izrabe in delavce naučiti, da bodo to tudi dejansko počeli skladno z danimi navodili. Sama bi rekla, da je to najzahtevnejše in je pomembno, kako se bodo tega lotili.
Ali bodo potrebne prilagoditve programske opreme?
Dober program pomaga že na ravni beleženja podatkov, ki so potrebni za pripravo obračunov plač, saj omogoča njihov neposreden vnos v program obračuna plač. S tem zmanjšuje nepotrebno dodatno obremenitev zaposlenih, ki pri delodajalcu skrbijo za te procese. Tak program lahko njihovo delo zelo olajša.
Enako naj bi veljalo za evidenco izrabe delovnega časa. Verjetno pa bo zaradi predvidene spremembe treba obstoječe evidence programsko nekoliko dodelati.
Kaj zares novega prinaša omenjena zakonodaja in kaj lahko pričakujejo delodajalci, kako bo vplivala na delo računovodij in kadrovikov, pa bo ga. Kamenščak povedala na XXL konferenci, ki se bo letos odvijala v Portorožu.
