Vodenje evidenc o izrabi delovnega časa

Delovni čas in vodenje zakonitih evidenc o izrabi delovnega časa delodajalcem pogosto povzročata nemalo izzivov. Uveljavljajo se fleksibilnejši pristopi, potreba po večji prožnosti in želja po učinkovitejšem usklajevanju družinskega in poklicnega življenja. Večja svoboda zaposlenih pa lahko v odsotnosti jasno zapisanih in skomuniciranih pravil delovnega časa vodi do večjega tveganja za delodajalce. Ne glede na želje in potrebe zaposlenih so zakonska pravila tista, ki se jim ni možno izogniti. Odgovornost za njihovo spoštovanje (ne glede na okoliščine) nosi delodajalec. Delodajalec je torej tisti, ki mora poskrbeti, da so pravila upoštevana in podatke, vezane na delovni čas, dnevno beležiti v evidenco o izrabi delovnega časa.

Ravno področje vodenja evidenc o izrabi delovnega časa pa se po 17ih letih spreminja. Veljati je namreč začela novela Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 50/23, v nadaljevanju: ZEPDSV-A), ki delodajalcem prinaša kar nekaj dodatnih obveznosti, poostruje pa tudi določbe glede sankcioniranja.

V prispevku vas seznanjamo z bistvenimi spremembami in dopolnitvami. Ker zakonsko neskladno in neurejeno področje delovnega časa za delodajalce predstavlja veliko tveganje, vam na koncu predstavljamo tudi 9 ključnih korakov, ki vas pripeljejo do zakonitih evidenc delovnega časa.^SM Namreč, če zakonskih pravil delovnega časa ne upoštevate, vas tudi celovito izpolnjena evidenca o izrabi delovnega časa ne obvaruje pred tveganjem za sankcioniranje. Seznanitev s koraki še posebej priporočamo delodajalcem, ki prakticirajo fleksibilni delovni čas, imajo neenakomerno razporejen delovni čas, njihovi zaposleni delajo od doma ali pa imajo uvedene kakšne druge posebnosti delovnega časa.

 

Kako se je vse skupaj začelo?

Vodenje evidenc o izrabi delovnega časa je postalo obvezno leta 2006, ko je začel veljati in se uporabljati matični Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju ZEPDSV). Do sprejetja novele ZEPDSV-A (torej 17 let) se področje ni spreminjalo ali dopolnjevalo. Kaj je torej botrovalo k sprejemu novele? V največji meri zagotovo pobuda Inšpektorata RS za delo, ki meni, da obstoječa ureditev ne omogoča učinkovite kontrole in nadzora nad spoštovanjem zakonskih določb o delovnem času. V skladu z obstoječo ureditvijo so namreč delodajalci dolžni vpisovati zgolj število opravljenih ur v posameznem dnevu, ne pa tudi začetka in konca posameznega delovnega dne in izrabe odmora med delovnim časom. Posledično ni mogoče ugotoviti, ali so zaposlenim zagotovljeni vsi z zakonom določeni počitki in odmori in ali so zaposlenim zagotovljene ostale pravice, vezane na delovni čas.

Pred predstavitvijo poglavitnih sprememb je treba izpostaviti, da zahteva po dnevnem beleženju in evidentiranju določenih podatkov o delovnem času ni novost. Že trenutno (še) veljavni ZEPDSV v 18. členu določa, da je delodajalec dolžan DNEVNO v evidenco vpisovati podatke o izrabi delovnega časa. Se pa zahtevano število podatkov sedaj širi.

 

Kaj se spreminja?

 

1. Širi se krog oseb, za katere je treba voditi evidenco o izrabi delovnega časa

Novela ZEPDSV-A z dopolnitvijo definicije delavca (dopolnjena 9. alineja 2. člena ZEPDSV-A) razširja krog oseb, za katere je podana obveza vodenja evidence o izrabi delovnega časa.

Poleg oseb, ki so v delovnem razmerju, je po novem treba voditi evidenco za vse osebe, ki:

• delo opravljajo osebno in
• so vključene v delovni proces delodajalca ali pretežno uporabljajo sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa pri delodajalcu.

Odpravlja se torej dvom, če je treba evidenco voditi za osebe, ki pri delodajalcu delo opravljajo občasno ali začasno (denimo študentsko delo, dijaško delo, delo preko podjemne pogodbe ipd.). Če sta torej izpolnjena zgoraj navedena pogoja, je vodenje evidence obvezno, in sicer ne glede na to, na kakšni podlagi se delo opravlja in ne glede na to, ali je delo občasno ali začasno.

Posebno pozornost je pri tem treba nameniti tudi osebam, ki delo sicer opravljajo preko s.p., se pa vključujejo v delovni proces delodajalca ali pa uporabljajo njegova sredstva (denimo barmani, osebna asistenca, fotografi, novinarji ipd.). Tudi za te osebe je po novem potrebno voditi evidenco o izrabi delovnega časa.

 

2. Beleženje dodatnih podatkov v evidenci o izrabi delovnega časa

Spremenjeni 18. člen ZEPDSV-A je razširil obstoječi obseg podatkov, ki jih je treba dnevno vpisovati v evidenco o izrabi delovnega časa. Popolna in zakonsko skladna evidenca o delovnem času mora po novem vsebovati naslednje podatke (podatki od vključno 8. točke naprej so novi podatki):

1. podatke o številu ur,
2. skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
3. opravljene ure v času nadurnega dela,
4. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
5. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila,
6. neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
7. število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa,
8. čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
9. izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
10. opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
11. opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
12. tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.

 

3. Pravica delavca do tedenskega vpogleda v evidenco

Na podlagi dopolnjenega 19. člen ZEPDSV-A imajo zaposleni sedaj pravico, da od delodajalca enkrat tedensko zahtevajo pisno seznanitev s podatki iz evidence o delovnem času. Če je pri delodajalcu uveden elektronski sistem evidentiranja, je obveznost seznanitve izpolnjena, če se delavcu zagotovi neposredni elektronski dostop do podatkov.

 

4. Dolžnost delodajalca o pisni seznanitvi zaposlenih

Po novem so delodajalci dolžni delavce pisno obveščati o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa (podlaga nov četrti odstavek 19. člena ZEPDSV-A), in sicer najkasneje do konca plačilnega dne za pretekli mesec. Pisno obvestilo (torej pisni izpis mesečne evidence) se lahko delavcem pošlje tudi po elektronski pošti na službeni elektronski naslov delavca.

 

5. Hramba evidence

Novela ZEPDSV-A v novem petem odstavku 19. člena izrecno in nedvoumno zahteva, da mora delodajalec evidence o izrabi delovnega časa hraniti na svojem sedežu ali na kraju opravljanja dela delavca. V preteklosti so namreč delodajalci pogosto uporabljali izgovor, da se evidence hranijo v zunanjem računovodstvu ali kje druge. Sedaj seveda to ne bo več mogoče.

Pri tem se še opozarja, da se evidence o izrabi delovnega časa hranijo kot listina trajne vrednosti, kar pomeni, da njihovo uničenje ni dovoljeno.

 

6. Obveza elektronskega vodenja

Na podlagi novega 19. a člena bo lahko nadzorni organ, v primeru ugotovljenih kršitev, vezanih na delovni čas, delodajalcem naložil obvezo elektronskega vodenja evidence o izrabi delovnega časa. Elektronsko vodenje evidence bo torej obvezno za delodajalce kršitelje, ki jim bo izrečena pravnomočna globa zaradi kršitev zakonskih določb delovnega časa ali/in vodenja evidenc o izrabi delovnega časa.

 

7. Višje globe in možnost sankcioniranja odgovornih oseb delodajalca

Sankcioniranje in višino glob za kršenje določb o vodenju evidenc o delovnem času ureja spremenjen 23. člen ZEPDSV-A ter nova 23. a in 23. b člena. Globe za prekrške v zvezi z vodenjem evidenc delovnega časa so določene v razponu od 1.500 do 20.000 EUR (za manjše delodajalce in s.p. so nižje). Za kršitve v zvezi z elektronskim vodenjem evidenc delovnega časa so globe višje, in sicer od 3.000 do 20.000 EUR.

Novost je tudi možnost sankcioniranja odgovornih oseb delodajalca. Slednjim se lahko dodatno naloži plačilo globe od 150 do 2.000 EUR. Za ugotovljene kršitve v zvezi z elektronskim vodenjem znašajo globe za odgovorne osebe od 300 do 2.000 EUR.

 

Več o Saop rešitvah za evidentiranje delovnega časa si oglejte v brezplačnem posnetku webinarja. 

 

Kako do zakonsko skladne ureditve delovnega časa?

Če vam področje delovnega časa in vodenja evidenc predstavljajo izziv in niste povsem prepričani, da so vaše evidence zakonsko skladne, potem ste zagotovo podvrženi velikemu tveganju za sankcioniranje in potencialno obvezo, da boste morali vzpostaviti elektronsko evidentiranje delovnega časa.

 

Tveganje je še toliko večje, če:

• pravil delovnega časa nimate jasno zapisanih, pa imate uvedene fleksibilne oblike dela, neenakomerno razporejen delovni čas ali pa delovni čas začasno prerazporejate,
• se soočate s kopičenjem ur s strani zaposlenih,
• so vaše evidence delovnega časa izven zakonskih okvirjev delovnega časa,
• dogovorjen delovni čas v pogodbah o zaposlitvi ne ustreza dejanskemu stanju,
• ipd.

 

V okviru Teama consulting vam lahko nudimo celovito podporo pri obvladovanju vaših izzivov. Andreja Samec Koderman je namreč avtorica procesa vzpostavitve zakonitih temeljev delovnega časa, ki ga je uspešno implementirala v številne organizacije.

Skozi prakso in s sodelovanjem s številnimi organizacijami je ugotovila, da je za uspešno obvladovanje tveganj delovnega časa ključnih naslednjih 9 korakov, ki vas pripeljejo do zakonitih evidenc delovnega časa^SM:

1. korak: Analiza procesov z vidika delovnega časa
2. korak: Opredelitev temeljev delovnega časa
3. korak: Pravila evidentiranja delovnega časa
4. korak: Pravila in odgovornosti planiranja delovnega časa
5. korak: Odgovornost organizacije dela v zakonskih okvirjih
6. korak: Odgovornost spremljanja delovnega časa in odmikov
7. korak: Obvladovanje tveganj delovnega časa
8. korak: Odgovornost vodenja in zaključevanja evidenc delovnega časa
9. korak: Usposabljanje ključnih kadrov o zakonitostih delovnega časa

Informacijska podpora za vodenje evidenc delovnega časa ima svoje prednosti pri analizi podatkov in zaključevanju evidenc. Res pa je, da informacijsko vodenje evidenc zahteva od delodajalca, da je delo organizirano v zakonskih okvirjih delovnega časa.

Če kdaj, je sedaj pravi čas, da celovito pristopite k ureditvi delovnega časa v vaši organizaciji. Nadzor bo namreč vedno bolj usmerjen v kontrolo delovnega časa, naj vas ne ujame nepripravljene.

 

Za Team consulting, Ana Strmšnik Ovčar, mag. prav.