Umetna inteligenca prinaša številne prednosti. Pred uporabo v računovodstvu pa velja biti pozoren tudi na varnost vaših podatkov in pravilnost informacij. Kako se na odgovorno uporabo pripravljamo v podjetju Seyfor?
Z umetno inteligenco (UI) se srečujemo skorajda na vsakem koraku, vse pogosteje pa se jo omenja tudi v programih za vodenje financ in računovodstva.
Na prvi pogled prinaša očitne prednosti, saj v pogovornem jeziku odgovarja na osnovna računovodska vprašanja.
Z lahkoto izvaja opravila, ki so še včeraj zahtevala ure ročnega dela. Ob tem se velja vprašati, komu boste zaupali podatke svojega podjetja in svojih kupcev ter kdo bo skrbel za njihovo pravilnost in varnost.
Tudi v Seyforju prepoznavamo veliko priložnosti za uporabo umetne inteligence in jo vključujemo v razvojne projekte. Razvili smo prve prototipe z agenti UI in preizkušamo, kako bi lahko pomagali uporabnikom pri konkretnih poslovnih opravilih.
Ob tem se držimo vodila, da so nove možnosti uporabe tudi varne, zanesljive in prilagojene zahtevam uporabnikov.
Kako ugotovimo, ali je UI smotrno uporabljati?
Bodimo iskreni: umetna inteligenca je lahko izjemen asistent. Prihrani nam lahko veliko ur ročnega dela pri prepoznavanju dokumentov, samodejnem branju podatkov s prejetih računov, pripravi predlogov za knjiženje in podobnih opravilih.
Povsem razumljivo je, da jo želimo uporabiti za takšne naloge. Vendar se moramo pred tem vprašati, ali drugi programi teh nalog morda ne opravljajo bolje.
Zanesljivost: Ali lahko enaka opravila natančneje izvedemo s preverjenim programom, ki temelji na jasnih poslovnih pravilih in ne dopušča halucinacij, značilnih za generativno UI?
Varnost: H komu se pri teh obdelavah stekajo osebni in poslovni podatki?
Cena: Ali nam obstoječi program že omogoča izvedbo teh opravil brez dodatnih stroškov, povezanih z uporabo UI?
Kdaj UI ni prava rešitev?
Kadar lahko obstoječi program uveljavljenega ponudnika zanesljivo izvede določeno opravilo po jasnih poslovnih pravilih, uvajanje UI ni nujno. Takšna rešitev je lahko hitrejša, cenejša in bolj predvidljiva, še vedno pa zahteva pravilne nastavitve in ustrezne kontrole.
Odgovoren ponudnik programov zato ne vgrajuje UI vsepovsod le zaradi graditve ugleda kot sodobnega ponudnika, temveč jo vključuje tam, kjer uporabniku prinaša konkretno korist.
Pri ponavljajočih se računih veliko rutinskega dela opravijo že nastavljeni vzorci knjiženja ter matematične in logične kontrole. Ob pravilnih nastavitvah in ustreznih vhodnih podatkih nam zagotavljajo pravilno izvajanje predvidenih računovodskih in davčnih postopkov.
Ali lahko UI nadomesti strokovno znanje?
Velja jasno pravilo – UI je pomočnik, ne pa računovodja, davčni svetovalec ali pravnik.
Samostojno ne more prevzeti strokovne odgovornosti. Za pravilno opravljeno računovodsko nalogo in delovanje programske rešitve še vedno odgovarjajo tisti, ki so za to pristojni po zakonu ali pogodbi.
Zakaj je strokovna presoja pri uporabi UI nujna?
Pomembno je tudi, kako umetni inteligenci zastavljamo vprašanja. Če zaradi pomanjkanja znanja postavimo napačno ali nepopolno vprašanje, lahko dobimo tudi napačen ali zavajajoč odgovor.
Pri preprostih opravilih to morda ni tako očitno, pri zahtevnejših računovodskih vprašanjih pa je strokovno znanje ključnega pomena. Strokovnjak namreč ne zna le postavljati pravih vprašanj, temveč tudi pravilno razumeti in presojati odgovore generativne UI.
Kdo nosi posledice napak umetne inteligence?
Generativna UI lahko poda prepričljiv, vendar napačen odgovor ter spregleda aktualne predpise ali posebnosti konkretnega računovodskega primera. Njena uporaba vas ne razbremeni odgovornosti za pravilnost davčnih obračunov in finančnih izkazov.
Računovodstvo ni le privlačna aplikacija
S sodobnimi orodji umetne inteligence lahko preprosto aplikacijo za izdajo računov v kratkem času sestavi en sam programer v svoji ”garaži." Rešitev lahko ponudi po dostopni ceni ali celo brezplačno.
Za podjetnika, ki se ne sprašuje o varnosti, zaupnosti podatkov in učinkovitosti, je to seveda mikavna ponudba. Računovodstva pa ni mogoče voditi le s privlačno zasnovano mobilno ali spletno aplikacijo. Za zanesljivo delovanje programa je potreben preplet štirih vrst znanja:
- razumevanje kompleksnih zakonskih predpisov,
- dobro poznavanje računovodske stroke,
- izkušnje pri reševanju specifičnih primerov iz prakse ter
- profesionalen razvoj programske opreme po standardih varnosti in zanesljivosti.
Danes si večina programskih hiš pri pisanju kode pomaga z umetno inteligenco. Ta način je hitrejši, ne more pa nadomestiti strokovnega znanja, odgovornega spremljanja zakonodaje in pravočasnega prilagajanja programa njenim zahtevam.
Prav tako je pomembno, da razvoj poteka po inženirskih postopkih, ki zagotavljajo varnost in kakovost.
Kako zakonodaja vpliva na izbiro računovodskega programa?
Poslovni program je pravno ogrodje in hrbtenica vašega poslovanja. V njem so shranjeni finančni in davčni podatki podjetja, računi, obračuni plač, pa tudi občutljive poslovne informacije o kupcih in dobaviteljih, dogovorjenih cenah ter pogojih poslovanja.
Izpad delovanja ali strokovna napaka v sistemu lahko povzročita finančno škodo ali privedeta do globe.
Domača zakonodaja se stalno spreminja in postaja vse bolj tehnično zahtevna. Tako na primer izdajanje računov že dolgo ni več zgolj izpis dokumenta v formatu PDF.
Kaj preveriti pri ponudniku računovodskega programa z UI?
Najprej preverite, kdo je ponudnik, ki stoji za programsko rešitvijo. Kako velika je njegova ekipa in ali ima dovolj strokovnjakov, da zagotavlja dolgoročen razvoj, varno delovanje in ustrezno prilagajanje zakonodaji?
Pri tem ni pomembno le, da je sprememba v programu tehnično pravilno izvedena. Ponudnik mora razumeti tudi računovodsko in zakonsko podlago zanjo ter znati pojasniti, zakaj je določena računovodska obravnava pravilna.
Zatem temeljito preberite pogoje poslovanja in se pogovorite s ponudnikom rešitve. Resen in stabilen partner vam bo odkrito odgovoril na naslednja vprašanja:
- Ali lahko jamčite za natančnost podatkov, ki jih v programu podaja UI?
- Kako zagotavljate varnost osebnih in poslovnih podatkov pri uporabi UI, komu jih posredujete in ali se obdelujejo tudi zunaj Evropskega gospodarskega prostora?
- Ali je rešitev preverjena v praksi in pri različnih podjetjih?
Kaj na področju UI razvijamo v Seyforju?
V podjetju Seyfor razvijamo in preizkušamo možnosti povezovanja umetne inteligence z našimi poslovnimi rešitvami.
Med razvojnimi usmeritvami je tudi uporaba agentov UI, ki bi lahko ob ustreznih dovoljenjih dostopali do podatkov v poslovnih sistemih in uporabnikom pomagali pri vsakodnevnih opravilih.
Pri povezovanju agentov UI s poslovnimi sistemi je treba zagotoviti varovanje poslovnih in osebnih podatkov, nadzor nad dostopom ter zanesljivo delovanje.
Zato jasno razlikujemo med prototipi, ki jih interno razvijamo in preizkušamo, ter funkcionalnostmi, pripravljenimi za uporabo pri strankah.
Prva predstavitev bo na Seyforumu 2026
Na letošnji osrednji konferenci bomo predstavili tudi eno od novih razvojnih rešitev na področju umetne inteligence, ki odpira možnosti za povezovanje s poslovnimi sistemi.
Namesto zaključka – ne izbirate le programa, ampak partnerja
Pri izbiri računovodskega programa so cena in funkcionalnosti seveda zelo pomembne. Tudi ko gre za uporabo umetne inteligence.
Velja pa razmišljati širše. Ugodna rešitev se lahko dolgoročno izkaže za drago, če zaradi pomanjkljive podpore, napak ali zakonske neskladnosti nastanejo dodatni stroški, izguba časa ali celo finančna škoda v obliki glob.
Vrednost računovodskega programa ni le v funkcionalnostih, temveč tudi v znanju, izkušnjah in zanesljivosti ekipe za njim. Prav tako vrednost umetne inteligence ni le v tem, kaj zmore, ampak tudi, kako zanesljivo, varno in smiselno jo vključimo v poslovanje.
Zato pri izbiri ne gledamo le na to, kaj program omogoča danes, temveč tudi, kdo bo skrbel, da bo zanesljivo deloval in se razvijal skupaj z vašim poslovanjem v prihodnje.
