Če ste ljubitelj potovanj z letalom, ste verjetno že naleteli na spletno stran Skyscanner, ki vam poišče najugodnejši let v izbranem terminu. Podobno delujeta tudi Uber ali Airbnb. S priklicem podatkov posredujejo kupcu želene informacije.
V poslovnem svetu je izmenjava podatkov med dvema ali več sistemi, z namenom zagotovitve hitrih in koristnih informacij, v porastu. Pravočasne informacije postajajo nova nafta podjetij in le pravilno upravljanje z njimi daje tudi koristne odgovore.
Mikrostoritve lahko povežemo
V praksi je skoraj nemogoče najti programsko rešitev, ki pokriva popolnoma vse potrebe enega uporabnika. Zato podjetja uporabljajo več različnih sistemov, kot so CRM, sistem za skladišče, kadrovska evidenca, računovodski sistem in e-arhivi, ki jih želijo povezovati. Prepogosto se namreč dogaja, da morajo podatke med sistemi ročno prenašati ali pa jih celo prepisovati, kar je zamudno, poleg tega pa podatki niso takoj na voljo.
Posledice združevanja pa so učinkovit pretok podatkov, prihranek časa in pravilnost podatkov, saj ni napak zaradi ročnih vnosov.
Tovrstno povezovanje pa je najbolj učinkovito prek API-jev oziroma programskih vmesnikov.
Kaj je torej API?
API je kratica za Application Programming Interface in označuje programski vmesnik. API pomaga pri sporazumevanju med programi, kot si človek pomaga z vprašanji in odgovori, ko želi pridobiti informacije. Če uporabljata enak jezik (enak API), se bosta razumela, v nasprotnem pa potrebujeta prevajalca. Enako je pri informacijskih sistemih. Če dva sistema ne uporabljata enakega standardnega API-ja, potrebujeta prevajanje. Za to poskrbijo strokovnjaki, ki jim običajno rečemo integratorji. Preučiti morajo posebnosti obeh API-jev in poskrbeti za ustrezno prevajanje med njima.
O API-ju smo pisali tudi v brezplačnem priročniku: Kaj je API?
Praktični primeri, kjer nam API-ji koristijo
Poenostavljen pretok informacij med pisarno in potniki na terenu
Terenska prodaja ali naročanje izdelkov je bilo včasih podprto z goro papirja in ogromnim številom telefonskih klicev. Sodobna terenska prodaja pa temelji na takojšnji sinhronizaciji podatkov s centralo. Potnik na lokaciji prek tablice ali telefona odda želeno naročilo, to pa se samodejno prenese v ERP, ki vrne informacije o zalogah in dobavljivosti ter takoj pripravi dobavnico. Taka komunikacija je jasna in hitra, brez nepotrebnih vmesnih korakov. Pri tem je pomembno dejstvo, da so vse spremembe v ERP-ju sočasne na vseh napravah, usklajeni pa so tudi vsi šifranti.
Prenos podatkov iz skladišča v ERP
Sistemi za skladišča WMS lajšajo nadzor nad dogajanjem v skladišču in omogočajo zaposlenim učinkovito delo. Sodobna skladišča imajo vse izdelke opremljene s črtnimi kodami izdelkov, kar poenostavi spremljanje, v celoti odpade prepisovanje podatkov, tiskanje internih dokumentov ... Izbrani podatki se izmenjujejo med sistemom ERP in sistemom za skladišče, pri čemer so vsi podatki usklajeni, nadzor nad poslovanjem pa je veliko preprostejši.
Povezovanje sistemov ERP in CRM
Izmenjevanje podatkov o stikih in potencialnih kupcih je rešljivo z izmenjavo podatkov med sistemoma CRM in ERP. Običajno se začetni stik odpre v CRM-ju, po vzpostavitvi posla pa se ključni podatki in kasneje vse spremembe sinhronizirajo z ERP-jem. Smiselno je, da imajo tudi prodajalci dostop do informacij o plačilni disciplini naročnika kar v svojem CRM-ju, ki se prenaša neposredno iz sistema ERP.
Koliko »mikroprogramov« imate v svojem podjetju?
Zgornji primeri kažejo, da so imeli v podjetjih sistem ERP, sistem za skladiščenje, sistem za potniško prodajo in sistem CRM. Praviloma ima vsako podjetje več sistemov, ki zelo verjetno med seboj ne komunicirajo. Kakovost informacij je zato manjša, predvsem pa ni vpogleda v celotno poslovanje.
API-ji so povezovalni vmesnik storitev (oziroma programov) z drugimi programi, s partnerskimi organizacijami, z mobilnimi aplikacijami in drugimi sistemi, kar pri svojem poslovanju uporabljajo tudi portali, kot je Facebook.
Tudi Saop lahko s pomočjo API-jev povežemo z različnimi zunanjimi sistemi. Če vaši sistemi ne komunicirajo in podatke prenašate ali celo prepisujete, vam lahko pomagamo.
