Na kaj morate biti pozorni pri evidentiranju delovnega časa? 21. 1. 2016

Na kaj morate biti pozorni pri evidentiranju delovnega časa?
Delovni inšpektorji imajo polne roke dela, saj prihaja do vse več kršitev delovne zakonodaje in posledično več prijav kršitev na Delovnemu inšpektoratu. Na podlagi prijav opravijo delovni inšpektorji nenapovedani inšpekcijski pregled v prostorih delodajalca in razgovor s poslovodstvom ter kadrovsko službo.

Velikokrat je predmet prijave povezan s kršitvami pravic delavcev, pri čemer so to pogosto neizplačila osebnih dohodkov zaposlenim ter kršitve v povezavi z delovnim časom. Pri prijavah so inšpektorji ob opravljanju nadzora in pregledu dokumentacije v podjetju še posebej pozorni na vašo evidenco o delovnem času.

V izogib težavam si odgovorite na 7 temeljnih vprašanj:
 
 

1. Ali pravilno vodite evidenco o delovnem času?

V skladu z Zakonom o delovnih razmerjih in Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti mora delodajalec voditi evidenco o izrabi delovnega časa zaposlenih. Panožne kolektivne pogodbe lahko natančneje opredeljujejo zahteve po evidencah o delovnem času. Evidenca mora vsebovati tudi število opravljenih ur in jo morate hraniti kot listino trajne vrednosti ter jo na zahtevo pristojnega organa predložiti.
 
 

2. Kako natančna je vaša evidenca?

V kolikor ne vodite evidence prihodov in odhodov, je to razlog za bolj poglobljen pregled vaših delovnih procesov. Veliko delodajalcev namreč (tudi nevede) krši zakonska določila, npr. da v delovni čas ne šteje priprave na delo ali ne vodi ustrezno zakonsko določenih odmorov in počitkov med delovnim časom. V kolikor imate elektronsko urejeno evidentiranje prihodov, odmorov in odhodov, so sumi zlorabe evidence bistveno manj utemeljeni.  
 
  

3. Imate pravilnik o delovnem času?

Pravilnik o delovnem času sicer ni obvezen, je pa priporočljiv. S sprejetjem pravilnika (internega akta) o delovnem času boste ustrezno uredili področje delovnega časa, načina njegovega evidentiranja ter obračuna. Ob tem odpravite tudi morebitne nesporazume o delovnem času in inšpektorju ob pregledu predložite dokumentacijo navodil, po kateri se ravnajo zaposleni.
 
 

4. Se poslužujete neenakomerne razporeditve delovnega časa?

Neenakomerna razporeditev delovnega časa pomeni delo preko polnega delovnega časa, ki je zakonsko omejeno po obsegu na dnevnem in tedenskem nivoju, lahko traja omejen čas in ima opredeljen počitek. Panožne kolektivne pogodbe in interni akti lahko še dodatno opredeljujejo pogoje neenakomerne razporeditve, ki jih morate pri razporejanju upoštevati. Ročno spremljanje in zagotavljanje spoštovanja vseh omejitev zna biti precej potratno, delo pa si lahko olajšate z  elektronskim razporejanjem delovnega časa zaposlenih.
 
 

5. Kako je z odmori med delovnim časom?

Zaposleni imajo pravico do sorazmernega dela odmora glede na polni delovni čas. Ob inšpekcijskem nadzoru od vas lahko zahtevajo, da dokaze, da je zaposlenim zagotovljena pravica do odmora. To boste najbolj enostavno naredili, če imate v pravilniku o delovnem času opredeljen odmor in v sistemu vodenja evidence delovnega časa odmor beležite.
 
 

6. Kako je odrejeno, evidentirano in obračunano nadurno delo?

Nadurno delo mora biti odrejeno vnaprej in praviloma pisno, izjemoma pa ustno z ustrezno
vročitvijo pisne odreditve v istem delovnem tednu. Ker so pri opravljanju nadurnega dela prisotne dnevne, tedenske, mesečne in letne omejitve, bodite pozorni na ustrezno evidentiranje in obračun nadurnega dela.

 

7. Ali izplačujete nadure?

Nadurno delo je lahko plačano ali pa v dogovoru z zaposlenim opredeljeno kot višek ur, ki ga zaposleni koristi kot proste ure. Pomembno je, da pri obračunu plač in delovnega časa ustrezno opredelite ure za izplačilo in ure za koriščenje.


Ob vseh pogojih, omejitvah in določilih, ki jih je potrebno upoštevati, je obvladovanje evidence o delovnem času smiselno le na elektronski način. Tako boste to področje uredili na učinkovit, verodostojen in praktičen način, pri tem pa si lahko prihranite tudi marsikateri nepotreben administrativni strošek.


Vir: Špica International d.o.o.
ERP sistem za srednje veliko in veliko podjetje ali javni zavod. Na predstavitev iCenter
Spletni računovodski program za računovodski servis ali malo podjetje. Na predstavitev Minimaxa
Poslovni dokumentni sistem in podpora e-računom. Na predstavitev eRegistrator
Z uporabo naše spletne strani se strinjate z našo politiko piškotkov. xVeč o piškotkih